Din guide til at planlægge et offentligt arrangement

For at få tilladelse til at afholde et arrangement på en af Nyborg Kommunes pladser, veje eller parker skal du ansøge om lov til at bruge arealet.

ANSØG HER (HUSK at have NemID klar)

Arrangementet skal være åbent for offentligheden og af almen interesse. Du kan derfor ikke låne pladser, veje eller parker til ren kommerciel brug eller private arrangementer. Vær opmærksom på, at de mest populære steder ofte er reserveret langt ud i fremtiden.

Du får automatisk en mail som kvittering på, at din ansøgning er modtaget. Selve tilladelsen til arrangementet sendes digitalt, når sagsbehandlingen er færdig.

Hvis dit arrangement finder sted i en park eller på bestemte pladser eksempelvis Torvet eller Cirkuspladsen og har kommerciel karakter, skal du betale leje til Nyborgs Kommune for at benytte stedet. Hvis du har brug for yderligere information som kommerciel aktør, kontakt venligst eventmanager Maria Dam, på mail mrda@nyborg.dk eller på telefon +45 24436195.

Du skal ligeledes søge tilladelse hos Fyns Politi om afholdelse af et offentligt arrangement samt afspærring af veje og omlægning af trafik.
Husk at vedlægge arealejerens skriftlige accept – om end det er Nyborgs Kommune eller privatejet areal, samt en mål fast pladsfordelingstegning, eventuel skilteplan og andre relevante dokumenter.

ANSØG HER (HUSK at have NemID klar)

Hvis politiet vurderer arrangementet til at være et større udendørs arrangement eller lignende, skal der udarbejdes en sikkerhedsplan. Kontakt bevillingskontoret hos Fyns Politi på +45 66 14 14 48, hvis du er i tvivl.

Arrangementer (midlertidige udendørs camping- og salgsområder og lignende)

Afholdelse af udendørs arrangementer til flere end 150 personer, herunder:

• udendørs campingområder til flere end 150 personer
• forsamlingstelte til flere end 150 personer
• midlertidige udendørs salgsområder og lignende til flere end 150 personer

skal anmeldes til Byggesag mindst 4 uger inden afholdelse. Hvis arrangement sker i overensstemmelse med de præ-accepterede løsninger for forsamlingstelte, midlertidige campingområder og midlertidige udendørs salgsområder i Bygningsreglementets vejledning til kapitel 5 – Brand og med meddelelse om områdets placering, indretning og brug (arrangementsplan). Anmeldelsen skal ske på via selvbetjeningsløsningen www.bygogmiljø.dk. HUSK at have dit MitID klar. Du skal bruge ansøgningstypen ” Midlertidige udendørs Camping og salgsområder”.

Hvis arrangementet ikke sker i overensstemmelse med de præ-accepterede løsninger for forsamlingstelte, midlertidige campingområder og midlertidige udendørs salgsområder i Bygningsreglementets vejledning til kapitel 5 – Brand, så kræver det byggetilladelse. Kræver arrangementet byggetilladelse vil sagsbehandlingstiden ofte være længere og skal derfor søges i god tid.

Midlertidige transportable konstruktioner til arrangementet (telte, mastesejl, parasoller og lignende)

Når du skal opsætte midlertidige transportable konstruktioner under afholdelse af et offentligt udendørs arrangement, skal du sikre dig at lovgivningen er overholdt. Er f.eks. forsamlingsteltet certificeret, så skal arrangement blot anmeldes som ovenstående, såfremt det er til flere end 150 personer. Er det et certificeret forsamlingsteltet til under 150 personer kræver det ikke tilladelse eller anmeldes. Er forsamlingsteltet til over 150 personer til så skal forsamlingsteltets godkendte pladsfordelingsplan følges. Er der ikke en godkendt pladsfordelingsplan eller skal opstillingen af f.eks. stole og inventar være anderledes skal der udarbejdes en ny pladsfordelingsplan. Pladsfordelingsplanen skal enten godkendes at en certificeret brandrådgiver eller indsendes til godkendes ved Nyborg Kommune via selvbetjeningsløsningen www.bygogmiljø.dk. HUSK at have dit MitID klar. Du skal bruge ansøgningstypen ”Pladsfordelingsplaner ved midlertidige opstillinger”.

En certificering er en ordning, hvor ejeren af den midlertidige transportable konstruktion kan få den certificeret af en statiker, så der ikke skal indhentes byggetilladelse hver gang konstruktionen skal benyttes.

Er transportable konstruktioner ikke certificeret skal der søges byggetilladelse, dog med følgende undtagelser:

• Telte mastesejl, parasoller på højst 100 m2, kan opsættes uden byggetilladelse.
• Telte, mastesejl, parasoller større end 100 m2, må alene opstilles uden forudgående byggetilladelse, hvis de er certificeret.
• Scener på højst 1 meter, målt fra terræn til gulvhøjde og uden overdækning, kan anvendes uden byggetilladelse såfremt opsætningen ikke varer mere end 6 uger, og afstandskrav overholdes.
• Scener, der er højere end 1 meter, målt fra terræn til gulvhøjde og uden overdækning, kræver en byggetilladelse eller en godkendt certificering.
• Alle scener med et overdækket areal på en mere end 50 m2, kræver en byggetilladelse eller en godkendt certificering. Bestemmelsen gælder, uanset om konstruktionen er på hjul eller ej og må ikke avnedes til overnatning.
• Tårne, storskærme, mobilantenner, højtalertårne, skillevægge og lignende selvstående midlertidige konstruktioner, kræver en byggetilladelse eller en godkendt certificering.
• For yderligere undtagelser henvises til bygningsreglementet 2018 § 6b.

Vi anbefaler derfor altid at bruge midlertidige konstruktioner, der er certificeret.

Opstilles midlertidige transportable konstruktioner på samme sted i mere end 6 uger, er der uanset certificering altid krav om byggetilladelse fra Nyborg Kommune.

Byggetilladelsen skal søges på selvbetjeningsløsningen www.bygogmiljø.dk. Husk at have dit MitID klar. Du skal bruge ansøgningstypen ” Transportable konstruktioner.

Er du i tvivl og dit arrangement kræver anmeldelse eller byggetilladelse er velkommen til at kontakte Byggesag i Nyborg Kommune på e-mail: byggesag@nyborg.dk eller på tlf. 6333 7000, såfremt du måtte have spørgsmål til ovenstående.

Alkohol:

Hvis der under arrangementet sælges mad, øl, vin og vand, skal den ansvarlige sende en særlig ansøgning om lejlighedstilladelse hos Fyns Politi.

ANSØG HER (HUSK at have NemID klar)

Du kan få yderligere vejledning hos Fyns Politi på fyn@politi.dk eller på +45 66 14 14 48

Mad og fødevarer:

Hvis dit salg er under Fødevarestyrelsens bagatelgrænse, behøver du ingen særlig tilladelse til at sælge mad eller fødevarer til et arrangement. Du skal dog altid have tilladelse fra kommunen til at sælge fødevarer, som skal angives i ansøgningen om ”råden over vejareal” hos Nyborg Kommune. Du har også stadig ansvaret for, at aftagerne af din mad ikke bliver syge af den, og derfor skal du overholde de hygiejneregler, der findes.

På Fødevarestyrelsens hjemmeside kan du læse mere om, hvornår salg af fødevarer er under bagatelgrænsen, og hvilke hygiejneregler du skal følge, selvom din virksomhed er under bagatelgrænsen.

Har du brug for flere oplysninger kan du kontakte Fødevarestyrelsen: email@fvst.dk eller på +45 72 27 69 00​.

Når du afholder større arrangementer med særlige risici skal det indberettes til Region Syddanmark, der har ansvaret for, at både hospitaler og det præhospitale beredskab er omstillingsparate og klar til at håndtere enhver form for hændelse, herunder ulykker – store som små – såvel som katastrofer.

Arrangementer af en vis størrelse med særlige risici, er af en grund vigtig information, så hospitalerne er beredte og den præhospitale assistance i Region Syddanmark kan koordineres på bedste vis for borgerne.

Følgende arrangementer skal indberettes:

• Koncerter, festivaler, karneval, byfester og markeder
• Sportsevents som for eksempel cykelløb, motionsløb, turneringer, stævner, mesterskaber og arrangementer til vands.
• Motorløb med eller uden offentlig adgang iht. Gældende bekendtgørelse nr. 659 af 11/6-201
• Arrangementer med  vejafspærringer, omkørsler eller andre trafikale forhindringer

Udfyld og indsend indberetningsskemaet til arrangementer

Har du brug for sparring om ovenstående kan du kontakte Region Syddanmark på smk.vagtcentral@rsyd.dk eller på + 45 99 44 07 17.

Du skal altid have tilladelse, hvis du vil afspærre gader eller pladser. Du skal derfor udarbejde en målfast skilteplan med færdselstavler og andet udstyr påtegnet, som skal godkendes. Skilteplanen skal vedhæftes i den samlede arrangementsansøgning til Nyborg Kommune og Fyns Politi.

Skilteplanen skal vise, hvilke autoriserede skilte du ønsker at anvende hvor. De anvendte skilte skal være anvist på et kort i korrekte afstande og angivet med tavlenavn (fx A39, C61), der samlet udgør en skilteplan. Det er muligt at få lavet en skilteplan hos professionelle udbydere, der varetager trafiksikkerhed for alle trafikanter.
Du har ansvaret for, at skilteplanen er lavet efter gældende lov. Nyborg Kommune samt Fyns Politi skal godkende planen, som skal vedhæftes i ansøgningen om ”råden over vejareal” hos Nyborg Kommune og polititilladelsen til Fyns Politi. Orientér dig blandt andet i:

• Vejreglernes – håndbog for afmærkning af vejarbejde mm.  
• Vejreglernes - Tegninger for afmærkning af vejarbejder i åbent land
• Vejreglernes - Tegninger for afmærkning af vejarbejder i byområde
• Afspærring ved vejfester
• Lommebog om afmærkning af vejarbejde m.v. 

Du skal altid have et professionelt firma til at opstille afspærrings-materiel og skilte. Ligeledes er det dit ansvar at benytte tilstrækkeligt antal uddannede trafikofficials ved trafikregulering ved dit arrangement.

Ved større arrangementer, som har stor indflydelse på trafikken i et større område, skal du også udarbejde en trafikafviklingsplan. Trafikafviklingsplanen skal vise de infotavler, som oplyser om arrangementet langt fra selve det afspærrede område. Formålet med infotavlerne er, at trafikanterne kan finde alternative ruter, så trafikproblemer undgås ved området for arrangementet. Trafikafviklingsplanen skal uploades i den samlede arrangementsansøgning til Nyborg Kommune og Fyns Politi.

• Der skal laves en målfast pladsfordelingstegning, hvor alle elementer, herunder salgsområder, forsamlingstelte, andre midlertidig konstruktioner, eksisterende bygninger og konstruktioner mm., skal indtegnes, hvor der skal angives afstande mellem de enkelte elementer.
   
• Målfast kort: Du kan finde et målfast kort her. Her skal du på ”søg” funktionen trykke adressen ind, hvor arrangementet skal afholdes. Programmet har en tegnefunktion, hvori du kan indtegne de forskellige elementer i de rette størrelsesforhold.
   
• Afstandsforhold til skel: Et udendørsarrangement kan placeres frit, og er som udgangspunkt ikke omfattet af krav om afstand til skel. Det er dog vigtigt, at de elementer, fx telte og boder, som udendørsarrangementet består af, overholder mindst 5 meters afstand til naboskel, vej – og stimidte.
   
• Brandveje: Der skal fremgå tydelig markering af brandveje på pladsfordelingstegningen i tilfælde af et indhegnet offentligt arrangement. Disse skal overholde krav jf. Bygningsreglementets vejledning.  
   
• Omkringliggende bebyggelse, veje mm. Det påhviler arrangøren at sikre eksempelvis Omkringliggende bebyggelses redningsforhold ikke forvrænges. Dette kan eksempelvis være den plads brandvæsnet skal bruge for at kunne opsætte stiger/motorstige til redning af personer fra bygningen.

En sikkerhedsplan skal udarbejdes, hvis politiet vurderer arrangementet til at være et større udendørs arrangement eller lignende, og der skal fastsættes vilkår for opstilling og afvikling af arrangementet.
Hvis Fyns Politi vurderer arrangementet til at være et større udendørs arrangement eller lignende, vil du blive mødt med et krav om at arbejde en sikkerhedsplan.

Sikkerhedsplanen består af tre hovedpunkter:

• Del 1 – Beskrivelse af arrangementet
• Del 2 - Risikovurdering
• Del 3 – Beredskabsplan

Rigspolitiet har udarbejdet en udførlig guide til at udarbejde en sikkerhedsplan, som kan findes her.

Kontakt altid bevillingskontoret hos Fyns Politi på +45 66 14 14 48, hvis du er i tvivl eller har brug for kyndig vejledning.

Parkering er forbudt i parker samt på torve og pladser.

Du kan i særlige tilfælde få en parkeringstilladelse, hvis det er nødvendigt for afholdelsen af dit arrangement. Eksempelvis en kølevogn til salg af madvarer. Parkeringskompensation påpeges i ansøgningen om ”råden over vejareal” hos Nyborg Kommune.

Hvis du vil afholde dit arrangement på et fredet areal eller i en fredet bygning, kan det i nogle tilfælde kræve en special tilladelse fra Slots- og Kulturstyrelsen. Afholdes dit arrangement på et fredet areal, skal du søge dispensation ved at udfylde dispensation til ændring af beskyttede fortidsminder.

Foregår dit arrangement i en fredet bygning, skal du udfylde Slots- og Kulturstyrelsens byggeansøgningsformular.

På enkelte pladser kan du få adgang til vand. De fleste pladser er dog uden adgang til vand, og du må derfor selv finde en løsning.

Hvis du har brug for strøm til arrangement har Nyborg Kommune elskabe på en række pladser, torve og Parker. Har du spørgsmål vedrørende strøm, kan du kontakte Teknik og Miljø afdelingen på teknik-miljoeafdelingen@nyborg.dk eller på + 45 63 33 70 00

Kabler og ledninger skal af sikkerhedshensyn enten hæves mindst 2,5 meter over gangniveau og 4,5 meter over vejarealer samt stier, der benyttes til adgang til køretøjer – eller være forsvarligt placeret i kabelbakker med tilhørende godkendt skiltning.
Til brug for ophængning skal der opstilles stolper i beton eller andet materiel godkendt af Byggesag i Nyborg Kommune. Der må ikke fastgøres genstande (fx telte, liner eller plakater) i belægning, lysmaster, vejskilte, hegn, træer eller andet kommunalt inventar.

Du bør regne med, at der skal være adgang til 2 toiletter pr. 100 gæster. Da der er begrænset adgang til offentlige toiletter, bør du ved større arrangementer leje mobile faciliteter hos et privat firma. Opsætning af toiletter kræver tilladelse fra Vej, Park og Miljø, så husk at angive det i ansøgningen "råden over vejareal" til Nyborg Kommune. Særligt i forbindelse med markeder med fødevarer skal personale, der håndterer madvarer have adgang til eget toilet med håndvask.

Naboer skal orienteres 14 dage før arrangementets afholdelse. både beboere, virksomheder og butikker om dit arrangement; karakter, varighed, eventuelle lydprøver og om at der vil blive spillet høj musik eller bliver støj i øvrigt.  Det foregår typisk ved at hænge sedler op på hoveddøre i lokalområdet.
Ved arrangementer af særligt omfattende karakter fx ifb. med vejlukninger, skal varslingen også ske til erhverv i området (restaurationer mv.) to måneder inden afholdelse.

Bliv en del af Nyborg Kommunes forskellige kommunikationsplatforme

Hvis du ønsker at blive synlig via Nyborg Kommunens informationsplatforme, skal du taste dit arrangement ind i den digitale kalender på Kultunaut. Det er herfra, at vi trækker data til videreformidling af byens arrangementer og aktiviteter.   
Hvis du er interesseret i, at blive vist på Nyborg Kommunes digitale informationsstandere kan du læse mere om mulighederne her. Hvis du har brug for Nyborg Kommunes logo og designguide, kan du finde den her.
Derudover kan vi henvise til Fyns Stiltiendes eventkalender her, hvor man som arrangør nemt kan fortælle lokalområdet om et arrangement.

Når du afholder arrangement i Nyborg Kommune, skal du passe på det grønne areal, vejen eller pladsen, hvor det foregår, og efterfølgende skal du renholde området. Det er derfor en god idé, at afsætte tid og budget til renhold. Vej, Park og Miljø fører tilsyn efter endt oprydning. Hvis stedet har taget skade eller ikke er ordentligt ryddet op, bliver det udbedret for din regning.

Du skal have en ordning for genanvendeligt affald og restaffald. Nyborg Kommune opfordrer til, at publikum også får mulighed for at affaldssortere. Kontakt Vej, Park og Miljø for specifik vejledning og information på teknik-miljoeafdelingen@nyborg.dk eller på + 45 63 33 70 00.

Aftalerne om håndtering af affald skal kunne dokumenteres og fremvises til Nyborg Kommune.

Indeholder dit arrangement forstærket musik, speak eller anden form for lyd, skal du oplyse om det i din ansøgning om ”råden over vejareal” til Nyborg Kommune og i polititilladelsen til Fyns Politiet.

Reglerne for lyd varierer afhængigt af sted, men det må ikke støje mere, end at der kan føres en normal samtale i de lejligheder, som er naboer til arrangementet.

Nyborg Kommune arbejder for en mere bæredygtig by – derfor har vi brug for din hjælp, når der afholdes arrangementer. Nyborg Kommune ønsker at gøre det nemmere for dig, som arrangører at skabe bæredygtige arrangementer, så det bliver lettere for dig og dine gæster at passe på miljøet. Herunder er der nogle forslag til bæredygtige valg:

• Affaldshåndtering
  Opstil beholdere, så både besøgende og arrangører kan sortere. Kontakt en renovatør til at levere beholdere og afhente affaldet. Det er arrangørens eget ansvar
   
• Tryksager
  Gør det muligt for dine gæster at downloade billetter osv. på deres telefoner, så de ikke printer dem. Gør opmærksom på dette ved bestilling eller på invitationen.
   
• Forplejning
  Overskydende mad kan gives videre til en organisation, der håndterer madspild og som giver maden videre til fx herberger. Det kræver ofte, at du har lavet aftale med en aftager på forhånd. Lad maden være inspireret af årstiden. Masser af salat om sommeren og mange rodfrugter om vinteren eksempelvis.
   
• Service/emballage
  Brug alm. bestik eller træbestik, og brug træpinde som rørepinde. Undgå al plastservice. EU har vedtaget at forbyde engangsplastikservice i 2021.
   
• Transport
  Oplys dine gæster, om hvordan det er nemmest at komme til/ fra arrangementet med offentlig transport eller på cykel – allerede i invitationen.  Gør plads til cykelparkering. Lej ekstra cykelstativer og indret et område til cykelparkering. Så undgår du, at cykler er parkeret steder, hvor det ikke er hensigtsmæssigt.